Cuando escribía este título por un instante pensé: mmm esto parece una contradicción. Si los equipos son auto-organizados, ¿por qué tendríamos que fomentar su auto-organización? 🤔
Pero enseguida me contra argumenté ¡Claro que tenemos que fomentarla! Y más si tu equipo esta trabajando remotamente, desde sus casas.
Un buen coach de equipos se asegura que las cosas sucedan, y entre estas cosas están los espacios necesarios para que el equipo pueda auto-organizarse. Las cosas buenas no pasan por arte de magia, hay un contexto propicio para que sucedan.
La organización requiere de comunicación y de dar visibilidad, cosa que en tiempos pandémicos, donde no estamos todos físicamente en el mismo lugar, no es tan fácil de lograr.
Con este objetivo, de mejorar la comunicación y la visibilidad, es que realizamos un conjunto de dinámicas que nos permiten compartir el trabajo planificado de todo el equipo desde diferentes perspectivas, de modo de poder colaborar e identificar dependencias a tiempo.
Aquí van 3 dinámicas para la organización de equipos remotos que realizamos en BigCheese:
1 – NOW / NEXT / LATER
Tenemos una cartelera virtual en la cual planificamos la semana y en donde cada uno clasifica sus tareas en 3 categorías:
NOW: qué le urge, y si alguien puede colaborar.
NEXT: Qué tareas tomará a continuación, de forma de fomentar la colaboración o compartir conocimiento si es necesario.
LATER: Qué tareas estamos dejando para después, con menor prioridad (por ahora), de forma que si alguien más está esperando por alguna de esas tareas quede visible que todavía no se la planea tomar o dar lugar a la charla para cambiar prioridades.
Para esto utilizamos un template de MIRO.com
2 – BATALLA NAVAL
También en Miro, tenemos una matriz con los miembros del equipo. En las filas están todos los miembros y en las columnas también. De forma que si Lucía tiene que trabajar en algo junto con Sebastián, va a colocar su tarjeta en el casillero [LU, SEBA].
Nos tomamos unos minutos para que cada uno posteé qué dependencias o trabajos colaborativos tiene con el resto del equipo, y luego hacemos una puesta a punto conversacional.
Esta mirada da una visión complementaria a la anterior, ya que por ejemplo nos permite visualizar muy fácilmente si algún miembro del equipo está siendo cuello de botella, por ejemplo porque muchos tienen “dependencias” con él.
3 – ENCUENTRE LAS 5 CONVERSACIONES PARALELAS
¿Cómo hacemos para hablar aprox 10 personas a la vez en la misma herramienta?
Lo logramos gracias a Discord, donde mapeamos salas de audio simulando nuestras salas de reuniones físicas en la oficina. Con tan solo 1 click nos podemos mover de sala y comenzar una charla con otros miembros del equipo.
De esta manera logramos tener un espacio-tiempo focalizado en la colaboración y visibilidad con el resto del equipo. Tener esta comunicación prevista en nuestro calendario semana a semana baja muchísimo los tiempos en los que nos “interrumpimos” mutuamente, y esto nos permite trabajar de forma más focalizada.
Y ustedes… ¿qué dinámicas están aplicando para la organización de sus equipos remotos? Ojalá los haya podido inspirar para mejorar la comunicación de lo más valioso de tu empresa, tu equipo.